PENERAPAN BAHASA

TEKNIK PENYAMPAIAN PESAN

Teknik Penyampaian Pesan	Ciri Utama	Tujuan
Debat	Ada masalah, dan ada pihak yang pro dan kontra.	Menang atau kalah.
Diskusi	Tukar pikiran antara anggota diskusi.	Mencari solusi yang benar menurut kelompok.
Seminar	Ada nara sumber sebagai sumber informasi.	Memberikan informasi kepada anggota seminar
Musyawarah	Pengambilan keputusan berdasarkan suara terbanyak	Membuat kesepakatan
Rapat	Ada pimpinan sebagai pemimpin rapat	Mngambil keputusan

Catatan tentang Debat :
Ciri pendebat :

§  berwawasan luas

§  memiliki berbagai referensi

Dalam debat, ada tiga tipe pendebat :

§  Tipe penyerang : bertanya

§  Tipe defensif : mempunyai banyak referensi, banyak mendengar, mengeluarkan statement

§  Tipe penyeimbang : mendengar, membandingkan dengan realita.

Dalam mencari solusi, ada dua tipe :

§  Preventif : mengatasi sebab

§  Kuratif : mengatasi akibat

Peserta Debat :

§  Moderator

Tugas :

o   memimpin jalannya debat

o   memberikan kesempatan untuk peserta memberikan statement awal

o   menentukan pro dan kontra

o   mengenalkan opik

o   menghitung batas waktu

§  Pendebat

§  Audience

LAPORAN

            Setiap selesai melaksanakan diskusi kelompok, seminar, atau sebuah kegiatan, panitia biasanya  memberi laporan kepada orang yang berwenang. Laporan dapat disusun berdasarkan notulen. Notulen merupakan rekaman proses kegiatan . Isi notulen yang utama pada dasarnya berupa sejumlah pertanyaan atau sanggahan dan tanggapan atau jawaban.

            Ada 2 macam Laporan yang dapat ditulis. Pertama, Laporan formal. Laporan ini biasanya resmi dan mempunyai pola seperti yang dituntut oleh aturan yang sudah ditentukan. Kedua, Laporan yang berupa publikasi, biasanya berisi informasi penting.

           

Secara umum, Laporan formal terdiri dari 3 bagian. Pertama, bagian pendahuluan, biasanya berisi penjelasan singkat tentang latar belakang dan tujuan kegiatan. Kedua, bagian isi berupa identitas kegiatan yang dilaksanakan: (1) Jenis Kegiatan, (2) Pembicara, (3) tempat pelaksanaan, (4) Proses Kegiatan. Ketiga, bagian penutup, biasanya berisi ringkasan dan kesimpulan kegiatan. Laporan biasanya dapat desertai hal-hal yang bersifat administratif, seperti laporan keuangan, dll.

Berikut ini akan dibahas mengenai Laporan Pertanggungjawaban.

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

Laporan Pertanggungjawaban dapat dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu:

I.                   PENDAHULUAN

Pendahuluan dalam Laporan Pertanggungjawaban berisi tentang beberapa hal, antara lain:

-          Ucapan Terima Kasih.

-          Pernyataan yang menyatakan acara yang diselenggarakan sudah cukup berhasil atau belum.

-          Pengantar ke isi laporan.

II.                ISI (LAPORAN)

Isi laporan dibedakan dalam 2 kelompok, yaitu:

A.    Persiapan

Bagian persiapan berisi laporan mengenai hal-hal yang dilakukan untuk mempersiapkan acara. Beberapa hal yang harus dilaporkan:

-          Rapat-rapat penting untuk mendiskusikan kelangsungan acara. (Kapan dan dimana rapat itu berlangsung, apa hasilnya).

-          Hasil Negosiasi dengan Sponsor acara (Berapa jumlah uang yang diperoleh dari sponsor dan berapa yang dibelanjakan keluar untuk kelangsungan acara).

-          Hasil pembicaraan dengan pimpinan acara.

B.     Pelaksanaan

Bagian pelaksanaan berisi laporan tentang jalannya acara yang diselenggarakan. Biasanya berisi hal-hal penting yang terjadi selama acara berlangsung, baik yang positif, maupun yang negative. Laporan mengenai pelaksanaan dapat dilaporkan dalam bentuk kronologis, atau dalam bentuk persepsi.

III.             KESIMPULAN DAN SARAN

Berisi tentang kesimpulan dan saran tentang acara yang berlangsung. Kesimpulan dan saran harus sesuai dan saling berkaitan.

IV.             LAMPIRAN

Lampiran dapat berisi:

1.      laporan dari masing-masing SIE dan ditandatangani masing-masing Korbid.

2.      Surat-surat yang berhubungan dengan berlangsungnya acara, seperti surat undangan, surat pemberitahuan, dll.

3.      Foto-Foto selama acara tersebut berlangsung.

4.      Laporan Keuangan. Laporan keuangan biasanya berisi Laporan tentang Pemasukan dan Pengeluaran uang dari masing-masing SIE dan disertai dengan bukti-bukti penerimaan uang ataupun bukti-bukti pengeluaran uang. Bukti-bukti tersebut biasanya berupa kuitansi atau nota.

MEMO

Dalam sistem manajemen, memo masih digunakan dan fungsinya belum digantikan dengan alat administrasi yang lain. Memo berarti nota, surat peringatan, atau catatan pendek.

Sebagai surat resmi, memo memiliki beberapa ciri penanda yang sama dengan surat dinas lainnya. Akan tetapi, karena penggunaannya yang bersifat khusus, memo memiliki cirri-ciri yang berbeda. Memo merupakan surat yang dibuat secara khusus untuk keperluan intern kantor atau organisasi. Memo biasanya digunakan untuk memberikan perintah untuk melakukan sesuatu di antara orang-orang yang bekerja pada suatu kantor.

Dilihat dari peredarannya, sebuah kantor atau organisasi dapat menyampaikan memo:

1. secara horizontal, yakni menyampaikan memo kepada pihak yang mempunyai jabatan setara.
2. Secara vertical, yakni yang disampaikan oleh atasan kepada bawahan atau sebaliknya untuk mengingatkan sesuatu.

Ciri-ciri Memo dapat dilihat dari 2 segi berikut ini:

1. Ciri Bentuk

Memo biasanya terdiri atas dua bagian, yaitu kepala memo dan isi memo. Keduanya berisi:

1. Alamat yang dituju;
2. Pengirim Memo;
3. Perihal Memo;
4. Isi Memo;
5. Tanggal Pengiriman Memo; dan
6. Paraf dan Nama Pengirim.

2. Ciri Isi

Isi memo disampaikan dengan bahasa yang singkat. Penulis memo harus langsung menyampaikan pesan atau perintah dalam kalimat yang pendek dan lugas. Karena peredarannya sangat terbatas, memo biasanya tidak mencantumkan identitas kantor (seperti alamat kantor, nomor telepon, faks, e-mail, dll) secara lengkap.

RESENSI

A.   RESENSI CERITA

Resensi cerita berbeda dengan resensi buku non-fiksi. Cerita ditulis oleh seorang pengarang berdasarkan kreativitas, sensitivitas, dan kekritisannya terhadap dunia yang bersifat subjektif. Buku non-fiksi ditulis pengarang dengan sudut pandang yang lebih objektif. Oleh karena itu, komponen-komponen cerita yang disoroti dalam resensi berbeda dengan non-fiksi. Resensi cerita ditulis oleh penulis sendiri. Akibatnya, Resensi cerita bersifat subjektif. Resensi sebuah cerita terdiri dari beberapa hal:

1.      Tema

Berisi mengenai Tema apa yang diungkap dalam cerita tersebut dan apakah tema yang diungkap dalam cerita itu menarik pembaca secara umum atau tidak. Dalam resensi akan dibahas mengenai Tema dari cerita itu. Terutama akan dilihat apakah Tema dalam cerita itu dapat diterima sebagai kebenaran yang umum atau tidak.

2.      Alur Cerita

Alur cerita berisi urutan peristiwa-peristiwa dalam cerita. Dalam Resensi, akan dibahas bagaimana alur cerita itu menarik pembaca atau tidak. Selain itu, resensi juga akan membahas keunikan alur cerita yang terkandung dalam masing-masing cerita.

3.      Penokohan

Penokohan berisi tentang watak dan karakter dari masing-masing tokoh yang ada adi dalam cerita tersebut. Dalam resesnsi cerita, penokohan juga akan membahas tentang sifat-sifat tokoh, dan keunikan-keunikan dalam menciptakan watak tokoh.

4.      Sudut Pandang

Resensi juga melihat sudut pandang yang digunakan oleh pengarang untuk menyampaikan cerita dan melihat keunikan sudut pandang dalam cerita.

5.      Latar Cerita

Resensi akan membahas apakah latar cerita cocok dengan peristiwa dalam cerita. Resensi juga akan melihat bagaimana latar cerita digunakan.

6.      Nilai-Nilai

Resensi akan membahas nilai-nilai yang terkandung dalam cerita yang dapat diambil oleh pembaca cerita tersebut dan nilai-nilai baru yang dapat dikembangkan dari cerita yang bersangkutan..

7.      Bahasa dan Gaya cerita

Resensi juga akan melihat gaya bahasa yang digunakan pengarang dalam menuliskan ceritanya. Biasanya sebuah cerita dapat dituliskan dengan cara humor, serius, atau sinisme.

8.      Pengarang

Bagian ini berisi tentang siapa yang mengarang cerita itu dan latar belakang kehidupan si pengarang. Selain itu, dalam resensi juga akan diulas mengenai kreativitas si pengarang.

B.   RESENSI BUKU

Resensi buku biasa disebut juga timbangan buku, atau lebih dikenal dengan istilah bedah buku. Berikut ini merupakan unsure-unsur yang terkandung dalam sebuah resensi buku:

1.      Judul Resensi

Merupakan Judul yang diberikan penulis resensi untuk resensi yang dibuatnya. Biasanya judulnya akan sama dengan buku yang akan dibahasnya di dalam resensi yang dia tulis.

2.      Identitas Buku

Identitas buku berisi tentang segala sesuatu mengenai buku yang diresensi, misalnya:

-          Judul buku,

-          Pengarang buku,

-          Penerbit buku,

-          Jumlah halaman yang ada dalam buku tersebut.

3.      Permasalahan dan Pemecahan

Permasalahan biasanya berisi mengenai alas an utama mengapa buku itu dibuat dan pemecahan berisi bagaimana proses hingga sampai buku itu dibuat.

4.      Ringkasan atau Sinopsis

Ringkasan atau sinopsis berisi ringkasan cerita atau permasalahan yang terkandung di dalam buku yang diresensi secara umum.

5.      Kelemahan / Keunggulan Buku

Bagian ini mengulas habis tentang kelemahan dan keunggulan yang dimiliki oleh buku yang diresensi. Bagian ini akan membahas bahwa buku ini pantas atau tidak untuk dibaca.

6.      Nilai Buku

Bagian ini berisi kesimpulan mengenai semua yang telah dibahas di atas. Bagian ini juga membahas mengenai Nilai-nilai yang terkandung dalam buku yang diresensi dan akan memberi kesimpulan bagus atau tidaknya buku tersebut secara umum.

RUMPUN BAHASA DI DUNIA

Sebagian besar bahasa diklasifikasikan ke dalam suatu rumpun bahasa. Suatu rumpun yang dikenal pasti secara akurat adalah sebuah satuan filogeni, yang berarti bahwa semua anggotanya berasal dari suatu bahasa perintis yang sama. Bahasa perintis tersebut jarang dapat diketahui oleh kita karena kebanyakan bahasa mempunyai sejarah yang tercatat dengan singkat. Meskipun begitu, kita dapat memperoleh kembali banyak ciri-ciri bahasa perintis yang sama dengan menggunakan metode perbandingan—metode yang diciptakan oleh seorang ahli bahasa abad ke-19 August Schleicher. Metode tersebut dapat menunjukkan status rumpun bahasa dari sebagian besar bahasa-bahasa.

Rumpun bahasa dapat dibagi lagi kepada satuan-satuan yang lebih kecil, yang umumnya disebut “cabang” (karena silsilah sebuah rumpun bahasa sering diperlihatkan sebagai sebuah diagram berbetuk “pohon”).

Sang bahasa perintis disebut sebagai “bahasa proto”.

Bahasa yang tak dapat diklasifikasikan dengan pasti kepada rumpun apapun dikenal sebagai bahasa isolat.

RUMPUN BAHASA TERBESAR

Rumpun-rumpun bahasa terbesar adalah:

1.      Niger-Kordofania (1489 bahasa)

2.      Austronesia (1262 bahasa)

3.      Trans-Nugini (552 bahasa) (dipertentangkan)

4.      Indo-Eropa (443 bahasa)

5.      Afro-Asiatik (372 bahasa)

6.      Sino-Tibet (365 bahasa)

7.      Australia (258 bahasa) (dipertentangkan)

8.      Nilo-Sahara (199 bahasa)

9.      Oto-Manguea (172 bahasa)

10.  Austro-Asiatik (168 bahasa)

11.  Sepik-Ramu (104 bahasa) (dipertentangkan)

12.  Dravida (75 bahasa)

13.  Tai-Kadai (70 bahasa)

14.  Tupi (70 bahasa)

AUSTRONESIA

Rumpun bahasa Austronesia adalah sebuah rumpun bahasa yang sangat luas penyebarannya di dunia. Dari Taiwan dan Hawaii di ujung utara sampai Selandia Baru (Aotearoa) di ujung selatan dan dari Madagaskar di ujung barat sampai Pulau Paskah (Rapanui) di ujung timur.

Austronesia adalah istilah linguistik yang mengacu pada suatu rumpun bahasa yang mencakup bahasa-bahasa yang dituturkan oleh penduduk Pulau Taiwan (pribumi), kepulauan Nusantara (termasuk Filipina), Mikronesia, Melanesia, Polinesia, dan Pulau Madagaskar. Secara harafiah, Austronesia berarti “Kepulauan Selatan” dan berasal dari bahasa Latin austrālis yang berarti “selatan” dan bahasa Yunani nêsos yang berarti “pulau”.

Fonologi bahasa –bahasa Austronesia tergolong sederhana. Para penutur bahasa ini biasanya tidak suka dengan sukukata-sukukata tertutup dan menghindari gugusan-gugusan konsonan. Beberapa bahasa memang memiliki gugusan-gugusan konsonan namun ini merupakan pengaruh dari bahasa-bahasa lain, terutama dari bahasa Arab, bahasa Sansekerta, dan bahasa Indo-Eropa lainnya.

Secara total jumlah penutur bahasa Austronesia sekitar 300 juta jiwa. Bahasa-bahasa terbesar adalah bahasa Jawa, bahasa Melayu (dan bahasa Indonesia serta bahasa Minangkabau), bahasa Tagalog, bahasa Sunda, bahasa Madura, bahasa Bali, bahasa Aceh, bahasa Batak dan bahasa Malagasy.

STATUS RESMI AUSTRONESIA

Bahasa Austronesia terpenting ditilik dari status resminya ialah bahasa Melayu yang merupakan bahasa resmi di lima negara: Malaysia, Singapura, Brunei, Indonesia dan Timor-Timur. Di Indonesia bahasa resmi ini disebut sebagai bahasa Indonesia. Sedangkan bahasa Filipina yang sebenarnya adalah bahasa Tagalog merupakan bahasa resmi Filipina. Di Timor-Timur bahasa resmi lainnya adalah bahasa Tetun, juga sebuah bahasa Austronesia selain bahasa Portugis yang hanya dikenal oleh segelintir orang. Di Madagaskar, bahasa Malagasy adalah bahasa resmi. Di Aotearoa (Selandia Baru), bahasa Maori juga memiliki status resmi di samping bahasa Inggris.

Bahasa Indonesia sendiri diturunkan dari rumpun bahasa Austria yang kemudian diturunkan menjadi rumpun bahasa Austronesia.

Wawancara

Wawancara (interview) merupakan bagian penting dari kegiatan dalam mencari berita. Wawancara merupakan aktivitas dimana wartawan memberikan pertanyaan-pertanyaan kepada sumber berita.

Pada dasarnya, wawancara sebagai operasi mencari berita dengan cara menghubungi sumber yang diwawancarai (interviewee). Baik itu dilaksanakan secara langsung/tatap muka (face to face), tidak langsung atau bermedia seperti telephone maupun surat/tertulis. Dan pada proses interview tersebut wartawan memberi atau melontarkan serangkaian pertanyaan, dan sumber berita memberikan jawaban-jawaban.

            Dalam wawancara ini, secara prinsip perlu dibedakan antara :

                     1.         Berita Interview

Berita interview (wawancara), yaitu berita-berita yang diperoleh wartawan khusus dari data interview. Baik itu dengan tokoh, pejabat, orang sukses, dan sebagainya. Keterangan-keterangan dari yang diwawancarai yakni merupakan pemikiran-pemikiran, pendapat (opinion), harapan-harapan, merupakan fakta, yang bisa dijadikan berita.

                     2.         Berita Atas Dasar Interview

Yaitu dalam mencari berita, wartawan membutuhkan atau memperoleh keterangan-keterangan, yang sifatnya melengkapi, atau bisa berupa konfirmasi, dari pihak-pihak yang erat atau ada relevansinya, dengan kejadian atau suatu peristiwa. Sehingga berita yang diperolehnya menjadi komplit atau lengkap. Atau bisa juga setidak-tidaknya, wartawan bisa memperoleh keterangan-keterangan, untuk mendukung berita yang ditulisnya.

Jika ditinjau atas dasar tujuannya, maka interview dibagi menjadi dua macam, yaitu :

                     1.         Interview Berita (News Interview)

Yaitu interview yang dilakukan oleh wartawan, atas dasar adanya berita yang dianggap penting, atau adanya suatu peristiwa yang berkembang.

                     2.         Interview Pribadi (Personality Interview)

Yaitu kegiatan interview yang dilakukan oleh wartawan, untuk mendapatkan keterangan mengenai pribadi atau diri yang diinterview.

           

Untuk lebih melengkapi pengetahuan mengenai interview, berikut ini macam-macam interview, antara lain :

                     1.         Interview Eksklusif

Yaitu suatu kegiatan wawancara yang dilakukan oleh wartawan secara khusus (eksklusif), yang tidak dimiliki oleh pihak-pihak lain, di luar yang melaksanakan kegiatan interview tersebut. Di sini mengandung pengertian, bahwa interviewee hanya satu orang menghadapi satu orang pewawancara atau beberapa orang, namun berasal dari satu media surat kabar atau majalah saja. Dengan demikian, hasil wawancara tidak mungkin dimiliki atau disiarkan oleh wartawan lain.

                     2.         Interview Sambil Lalu

Interview ini merupakan salah satu bentuk kegiatan waratawan untuk mencari berita, dengan mengadakan wawancara dengan sumber berita, dilaksanakan sambil lalu saja. Misalnya, di Sekolah Kolese Kanisius sedang mengadakan Jazz Night. Mengingat di dalam acara itu diundang (misalnya) Presiden RI, SBY, wartawan bisa memanfaatkan kesempatan ini untuk mengadakan wawancara. Kegiatan ini bisa dilaksanakan sebelum atau setelah Presiden memberikan sambutan. Dengan wawancara sambil lalu tersebut, wartawan bisa memperoleh berita-berita yang bagus, yang mungkin tidak diduga sebelumnya. Sebab, seringkali banyak tokoh atau pejabat memberikan pernyataan yang mempunyai nilai berita tinggi, yang sangat dibutuhkan masyarakat.

                     3.         Interview Keliling

Kegiatan ini dilakukan oleh wartawan, terhadap sumber berita secara terpisah. Dalam upaya mencari atau memperoleh berita, wartawan menghubungi sumber berita atau yang diwawancarai secara terpisah. Sehingga akan diperoleh informasi, sebagai bahan penulisan berita.

                     4.         Interview Simposium

Yaitu suatu interview yang menampilkan atau melibatkan sumber berita secara masal. Jumlah yang diwawancarai tergantung masalahnya. Begitupula asal atau tempat yang diinterview, bisa dari berbagai tempat dengan berbagai latar belakang keahlian atau figur ketokohan mereka.

                     5.         Konferensi Pers (Press Conference)

Konferensi pers yaitu cara wartawan memperoleh berita dengan cara diundang oleh suatu pejabat, Dinas/instansi untuk mengadakan wawancara. Kegiatan ini biasanya yang mempunyai inisiatif berasal dari pejabat, Dinas/instansi, atau lembaga. Karena pihak itu mempunyai kepentingan unutk menyampaikan sesuatu kepada masyarakat pembaca, maka diundanglah wartawan yang berupa kegiatan konferensi pers. Pada pelaksanaannya, pihak yang menyelanggarakan konferensi pers memberikan keterangan lalu wartawan menyerap keterangan atau informasi tersebut. Selain itu, wartawan juga bisa aktif mengajukan pertanyaan yang dibutuhkan untuk keperluan pemberitaan. Konferensi pers ini sebenarnya juga berbentuk interview secara langsung.

RINGKASAN, RANGKUMAN, NOTULEN

Ringkasan

Ringkasan merupakan penyajian singkat dari suatu karangan asli, tetapi dengan tetap mempertahankan urutan isi dan sudut pandang pengarang asli. Perbandingan bagian atau bab dari karangan asli secara proporsional tetap dipertahankan dalam bentuknya yang singkat itu.

Tujuan ringkasan adalah untuk membantu seseorang memahami dan mengetahui isi sebuah buku atau karangan. Dengan membuat ringkasan, seseorang dibimbing dan dituntun untuk membaca karangan asli dengan cermat dan menuliskan kembali dengan tepat. Untuk membuat ringkasan yang baik, kita perlu membaca buku atau karangan asli dengan cermat. Dengan membaca secara cermat, kita dapat menangkap dan membedakan gagasan utama dengan gagasan tambahan.

Cara membuat ringkasan :

1.      Membaca naskah asli untuk menangkap kesan umum dan sudut pandang pengarang.

2.      Mencatat gagasan utama.

3.      Membuat reproduksi, yaitu dengan menyusun kembali suatu karangan singkat (ringkasan) berdasarkan gagasan utama.

4.      Ketentuan tambahan :

a)      Sebaiknya digunakan kalimat tunggal

b)      Bila mungkin, ringkas kalimat menjadi frase, frase menjadi kata, rangkaian gagasan diganti dengan gagasan sentral saja.

c)      Jumlah ainea tergantung dari besarnya ringkasan dan jumlah topic utama yang akan dimasukkan dalam ringkasan.

d)     Bila mungkin semua keterangan atau kata sifat dibuang.

e)      Pertahankan susunan gagasan asli dan ringkas gagasan-gagasan tersebut dalam urutan seperti urutan naskah asli.

f)       Bila teks asli mengandung dialog, maka harus diubah ke dalam bahasa tak langsung.

g)      Penulis harus memperhatikan panjang ringkasan yang dibuat.

Rangkuman

Sebelum melakukan pemahaman informasi dengan cara meringkas dan merangkum, perlu diketahui perbedaan antara ringkasan dan rangkuman.

	Ringkasan	Rangkuman
Tujuan	Memahami wacana panjang dengan cara memperpendek atau meringkas atau mengambil hal-hal yang penting.	Memahami wacana panjang dengan cara memperpendek atau meringkas atau mengambil hal-hal yang penting.
Bentuk	Urutan materi sesuai dengan urutan aslinya. Tidak menggunakan bahasa sendiri.	Urutan materi tidak sesuai dengan urutan aslinya. Mana yang lebih penting bisa didahulukan. Dapat menggunakan bahasa sendiri.

Dari table di atas, dapat disimpulkan bahwa ringkasan dan rangkuman memiliki tujuan yang sama, yaitu untuk memahami wacana panjang dengan cara mengambil hal-hal yang penting saja. Tetapi, ringkasan dan rangkuman memiliki bentuk yang berbeda. Pada ringkasan, urutan materi harus sesuai dengan urutan aslinya dan tidak boleh menggunakan bahasa sendiri. Pada rangkuman, urutan materi tidak harus sesuai dengan urutan cerita aslinya dan dapat menggunakan bahasa sendiri. Selain itu, rangkuman dapat mendahulukan cerita yang lebih penting, baru yang agak penting.

Notulen

Notulen adalah hasil pencatatan sebuah rapat yang dilakukan oleh notulis/sekretaris.

Pola penulisan notulen adalah sebagai berikut :

1. Judul
2. Hari / Tanggal
3. Tempat
4. Waktu
5. Peserta rapat
6. Pemimpin rapat
7. Daftar acara
8. Notulis
9. Jalannya rapat
10. Keputusan rapat
11. Tanggal penandatanganan notulen dan tempat
12. Tanda tangan pemimpin diskusi dan notulis

Contoh notulen rapat :

Notulen Rapat Bagian Umum Deputi Bidang Administrasi BPPT Tanggal            :  16 Mei 2006 Tempat            :  Ruang Rapat Bagian Umum Waktu rapat     :  Pukul 10.00 – 13.30 Peserta rapat    : 1.      Hiubert Limas, Ph.D., Kabag Umum. 2.      Dr. Edward Jones, Kabag Rumah Tangga. 3.      David Karunia, S.H., Kasubag Tata Usaha. 4.      Antonius Ricardo, S.E., Staf Tata Usaha 5.      Prayogi Hadisaputra, S.H., Staf Tata Usaha 6.      Sena Yeftana, Staf Rumah Tangga 7.      Suhendra, Sekretaris Pemimpin Rapat          :  Anthony Keputusan Rapat         : 1.      Produktivitas Kerja Disepakati menerima usulan Pak Sena yang menyangkut hal berikut : a.       Perlu diadakan pembagian kerja yang seimbang di antara pegawai serta perlunya pengawasan langsung dari atasan yang bertanggung jwawb pada tugas-tugas bawahannya. b.      Frekuensi pekerjaan yang semakin tinggi selama ini tidak diimbangi oleh kesiapan tenaga yang ada. Karena itu, perlu diadakan pembagian kerja yang tepat. Seorang pegawai harus mendapat pekerjaan yang sesuai dengan latar belakang keahliannya. 2.      Kursus Bahasa Indonesia Rapat menyetujui usulan Bu Suhendra mengenai hal-hal sebagai berikut : a)      Perlu segera dicarikan jalan keluar atas kendala yang dihadapi dalam kegiatan surat-menyurat intern, yaitu dengan meningkatkan kemampuan berbahasa Indonesia tulis untuk korespondensi. b)      Agar diupayakan sekretaris yang siap pakai dalam tugas-tugasnya, memiliki kemampuan menjadi korektor, notulis, dan MC. Rapat memutuskan agar Bagian Umum menrukan usulan tersebut pada Bagian Diklat. Jakarta, 17 Mei 2006 Mengetahui,      Anthony                                                                       Suhendra Pemimpin Rapat                                                                  Notulis

 

PIDATO

Dalam berbicara di depan publik (pidato), ada beberapa metode yang dapat digunakan:

1. Metode Improptu / Serta Merta :

Adalah pidato yang membawakan secara langsung dan spontan

• Kelebihan : bebas berbicara, tidak membuang waktu
• Kelemahan : butuh kemampuan percaya diri yang tinggi, ada kemungkinan yang mau dibicarakan terlupa

2. Metode Naskah :

Adalah pidato yang membacakan naskah yang sudah ditulis terlebih dahulu

• Kelebihan : dapat disiapkan, lebih terarah, lancar dalam pembicaraan
• Kekurangan : membosankan, tidak bebas berbicara, terbatas

3. Metode Menghafal :

Adalah pidato yang menghafalkan pembicaraan yang akan diutarakan

• Kelebihan : lebih bebas berbicara dibandingkan naskah
• Kekurangan : bisa lupa, dan lebih monoton

4. Metode Ekstemporer :

Adalah pidato yang mempersiapkan dengan membuat catatan hanya berupa poin-poin penting yang ingin diutarakan

• Kelebihan : teratur, tidak membosankan/terpaku pada kertas, tidak mungkin terlupa mengutarakan poin yg ingin disampaikan
• Kekurangan : tidak luas

Tujuan Pidato :

1. Membuat khalyak menyadari adanya sebuah masalah, isu, peristiwa
2. Mentransfer pengetahuan secara akurat
3. Menumbuhkan minat
4. Mendorong perubahan atau mempengaruhi khalayak untuk berperilaku tertentu
5. Mengajar keterampilan, secara konseptual/fisik
6. Memberi semangat dan memberi dukungan pada khalayak
7. Mempengaruhi khalayak secara langsung atau tidak langsung untuk bertindak
8. Menyuruh bertingkah laku dengan cara tertentu
9. Meransang imajinasi dan kreativitas

KOMUNIKASI DAN BERBAHASA

Proses Komunikasi

Pesan               orang1                orang2              Pesan

  

                        speaker              Audience              

 

Konsep                                                                konsep

   

     bahasa                       

            encoding                                 decoding

 

 

 

Bahasa Indonesia yang Baik

Berbahasa Indonesia yang baik harus memenuhi kaidah :

          Setting : tempat

          Participant : siapa saja yang ikut dalam berkomunikasi

          End : tujuan dari pembicaraan

          Act : cara dalam berbicara dan berkomunikasi

          Key : kunci dalam berkomunikasi yaitu bahasa yang digunakan

          Instrument : alat-alat yang digunakan untuk membantu proses komunikasi

          Norm : norma / aturan dalam berkomunikasi

          Genre : jenis komunikasi

Bahasa Indonesia yang Benar adalah berbahasa Indonesia dengan menggunakan aturan-aturan yang ada pada EYD dan sebagainya.

PROPOSAL

Ada beberapa versi dari format proposal :

o           Versi 1

                        I.              Pendahuluan

                     II.              Tujuan

                  III.              Dasar pelaksanaan

                  IV.              Kepanitiaan

                     V.              Pelaksanaan

                  VI.              Acara

               VII.              Anggaran

            VIII.              Penutup

Lampiran

o           Versi 2

                        I.              Pendahuluan

                     II.              Maksud dan Tujuan

                  III.              Dasar pelaksanaan

                  IV.              Sasaran

                     V.              Nama kegiatan

                  VI.              Bentuk kegiatan

               VII.              Waktu dan Tempat

            VIII.              Anggaran

                  IX.              Penutup

o           Versi 3

                        I.              Pendahuluan

                     II.              Nama kegiatan

                  III.              Tujuan

                  IV.              Dasar pelaksanaan

                     V.              Sasaran

                  VI.              Bentuk kegiatan

               VII.              Pelaksanaan

            VIII.              Anggaran

                  IX.              Penutup

Secara umum, bagian-bagian diatas bersisi sebagai berikut :

o           Pendahuluan berisi latar belakang diselenggarakannya suatu kegiatan tersebut.  Isi latar belakang biasanya dibagi menjadi dua atau tiga bagian besar.   Pertama berupa  uraian tentang sesuatu yang dianggap memprihatinkan, seperti misalnya kepedulian terhadap anak-anak yatim piatu yang tinggal di panti asuhan.  Bagian kedua dapat berupa sesuatu yang dianggap penting, seperti misalnya membangun persahabatan diantara sekolah – sekolah di Jakarta di bidang olahraga.  Dan bagian ketiga merupakan pengantar suatu kegiatan itu dilaksakan karena sebab-sebab yang telah dikemukakan diatas.

o           Tujuan

Tujuan dari suatu kegiatan merupakan rumusan tentang apa saja yang menjadi tujuan utama suatu kegiatan itu dilaksanakan.  Biasanya dalam bentuk poin-poin penting.

o           Nama kegiatan

Disini dituliskan nama kegiatan yang dimaksud.  Nama kegiatan ditulis dalam huruf kapital dan diapit dengan tanda kutip.

Contoh : “KONSER AMAL GABUNGAN KANISIUS-SANTA URSULA”

o           Dasar pelaksanaan

Dasar pelaksanaan berisi tentang hal-hal yang dapat mendasari hingga kegiatan yang dimaksud dapat terlaksana, seperti rapat-rapat yang diadakan untuk mempersiapkan kegiatan itu, surat perintah untuk melaksanakan kegiatan, dsb.  Apabila dasar pelaksanaan berupa rapat juga dicantumkan kapan, dimana rapat itu diadakan, dan hasil apa saja yang dihasilkan dari rapat tersebut.

o           Sasaran

Sasaran adalah siapa saja yang akan ikut serta dalam kegiatan.

o           Bentuk kegiatan

Bentuk kegiatan menjelaskan bagaimana kegiatan itu akan diadakan, apakah akan berupa pesta, pertandingan, konser, dll.

o           Pelaksanaan

Di bagian ini dijelaskan dimana, kapan kegiatan akan dilangsungkan atau dilaksanakan. 

o           Anggaran

Anggaran berupa rincian keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan yang dimaksud.  Dalam anggaran biasanya terdapat 2 bagian pokok, bagian pertama biasanya untuk pemasukan sedangkan bagian kedua berupa pengeluaran.  Antara pemasukan dan pengeluaran sebaiknya seimbang atau balance.

o           Penutup

Penutup berisi pernyataan agar proposal dapat digunakan sebagaimana mestinya dan ucapan terima kasih.  Di bagian ini juga dicantumkan tanggal proposal ditandatangani dan tanda tangan orang-orang penting dalam pelaksanaan acara seperti ketua pelaksana, penanggung jawab, dan sekretaris.  Perlu diperhatikan bahwa antara pernyataan penutup dan tanda tangan orang-orang penting tersebut harus berada dalam 1 halaman yang sama.

o           Kepanitiaan

Kepanitiaan berisi susunan panitia yang menyelenggarakan acara atau kegiatan tersebut, mulai dari penanggung jawab, ketua pelaksana, wakil, sekretaris, bendahara, sampai semua anggota panitia yang terlibat disertai dengan perincian bagian-bagian atau seksi-seksi yang diikuti tiap-tiap anggota.

Umumnya, bagian anggaran dan kepanitiaan diletakkan pada bagian lampiran, untuk alasan teknis agar isi proposal dapat lebih ringkas dan tidak terlalu tebal.

SURAT

1. Pengertian

Surat adalah jenis karangan paparan yang wujudnya berupa percakapan yang tertulis dan digunakan sebagai alat komunikasi

2. Fungsi surat

Surat mempunyai beberapa fungsi, antara lain :

§  alat komunikasi

§  alat bukti tertulis

§  alat bukti tertulis historis

§  alat pengingat

§  duta organisasi

§  pedoman kerja

3. Jenis surat

Surat yang ada, dapat dibedakan atas :

1. Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat yang dikirimkan oleh keluarga atau sahabat atau teman kepada keluarga atau teman lain. Karena sifatnya pribadi, dalam surat ini terdapat kata-kata yang menunjukkan hubungan santai dengan kata maupun kalimat percakapan.

2. Surat resmi

Surat resmi adalah surat yang dikirimkan oleh kantor pemerintahan atau swasta kepada kantor pemerintahan atau dikirimkan oleh perseorangan kepada kantor pemerintah dan sebaliknya.

Macam surat resmi antara lain :

§  Pengumumam

§  Surat Edaran

§  Surat Permohonan

§  Surat Laporan

§  Surat Pengantar

§  Surat Keputusan

§  Surat Instruksi

§  Surat Tugas

§  Suat Kuasa

§  Surat Lamaran kerja

§  Surat Undangan

§  Surat Perjanjian

3. Surat niaga

Surat niaga adalah surat yang berhubungan dengan masalah perniagaan atau perdagangan. Surat niaga bersifat resmi juga.

Macam surat niaga :

§  Surat permintaan penawaran

§  Surat penawaran jasa

§  Surat Pesanan

§  Surat Penerimaan Barang

§  Surat pengiriman barang

§  Faktur

§  Surat Jalan

4. Bagian Surat

Bagian surat resmi yang lengkap adalah :

1.      Kepala/Kop Surat

2.      Tempat, Tanggal

3.      Nomor SUrat

4.      Lampiran

5.      Perihal

6.      Alamat yang dituju

7.      Salam Pembuka

8.      Isi

9.      Salam penutup

10.  Tanda Tangan

11.  Nama Jelas

12.  Jabatan

13.  Tembusan

CATATAN :

§  Kepala surat atau kop surat berisi : Nama perusahaan, Alamat, Nomor telepon, Fax, Email, Logo.

§  Nomor surat biasanya terdiri dari nomor urut surat, kode, dan tahun.

§  Isi surat terdiri dari : Pembukaan, Isi yang sesungguhnya, Penutup

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat :

§  Tanggal surat

Tanggal surat berfungsi sebagai referensi dan informasi yang menunjukkan waktu. Penulisan tanggal surat biasanya didahului dengan nama kota yang menunjukkan tempat pembuatan surat. Tanggal ditulis dengan angka. Nama bulan sebaiknya ditulis dengan huruf, bukan angka, dan tidak boleh disingkat. Tahun ditulis dengan angka secara lengkap. Antara tanggal, bulan, dan tahun, tidak dibubuhkan tanda apa pun. Juga setelah tahun, tidak dibubuhkan tanda apapun.

§  Nomor surat

Penulisan nomor surat hanya digunakan oleh lembaga atau instansi yang banyak mengeluarkan surat. Kata nomor dituliskan Nomor tanpa disingkat. Pembubuhan tanda titik dua disesuaikan dengan titik dua yang mengikuti Perihal atau Lampiran.

§  Lampiran

Penulisan kata lampiran tidak boleh disingkat. Jumlah lampiran dapat ditulis dengan anka atau huruf. Jika tidak ada yang dilampirkan, Lampiran tidak usah ditulis.

§  Perihal

Rumusan perihal diberikan sesingkat mungkin.

§  Alamat

Penulisan Kpd. Yth. adalah salah. Cukup Yth. saja.

Penulisan Jalan tidak boleh disingkat.

5. Bentuk Surat

Bentuk surat dibedakan atas :

1.      Bentuk lurus

2.      Bentuk lurus penuh

3.      Bentuk setengah lurus

4.      Bentuk lekuk

5.      Bentuk Indonesia

KETERANGAN :

1.      Kop surat

2.      Tempat, tanggal surat

3.      Nomor

4.      Lampiran

5.      Hal

6.      Alamat

7.      Salam Pembuka

8.      Isi

a.       Pembuka

b.      Isi

c.       Penutup

9.      Salam Penutup

10.  Tanda Tangan

11.  Nama Lengkap

12.  NIP

13.  Tembusan

TABEL PERBANDINGAN BENTUK SURAT

Bentuk Lurus	Bentuk Lurus Penuh	Bentuk Setengah Lurus
Bentuk Lekuk	Bentuk Indonesia	Keterangan
		1.      Kop surat 2.      Tempat, tanggal surat 3.      Nomor 4.      Lampiran 5.      Hal 6.      Alamat 7.      Salam Pembuka 8.      Isi a.       Pembuka b.      Isi c.       Penutup 9.      Salam Penutup 10.  Tanda Tangan 11.  Nama Lengkap 12.  NIP 13.  Tembusan

6.     SURAT PERJANJIAN

Contoh surat perjanjian :

7.     SURAT LAMARAN KERJA

Beberapa kalimat pembuka pada surat lamaran kerja :

§  Merujuk iklan Bapak pada harian Kompas tanggal 2 Mei 1999, saya ingin melamar jabatan ... sebagai mana yang dimaksud oleh iklan tersebut.

§  Merujuk iklan Bapak hari Senin, 20 Mei 1999, saya ingin melamar jabatan ... pada perusahaan Bapak.

§  Saya seorang lulusan SMA tahun 2000, mengajukan lamaran untuk lowongan seperti yang dimaksud oleh iklan Bapak pada Kompas, 2 Mei 2001.

§  Dalam harian Suara Pembaruan tanggal 12 April 2001 saya membaca iklan bapak. Berdasarkan syarat yang ditentukan dalam iklan tersebut, kiranya saya dapat memenuhinya untuk mengatasi jabatan tersebut.

Hal yang perlu diperhatikan dalam jawaban surat lamaran kerja :

§  Surat Panggilan

o   Maksud panggilan

o   Tanggal dan waktu

o   Tempat menghadap

o   Dokumen yang harus dibawa.

o   Contoh :

Sesuai dengan lamaran Saudara ... dengan ini kami mengharap kedatangan Anda untuk testing pada ...

§  Surat Penolakan

o   Kegembiraan menerima surat lamaran

o   Penyesalan karena terpaksa menolak

o   Memberi perhatian kepada pelamar untuk kesempatan yang akan datang.

o   Contoh :

Dengan ini kami memberitahukan bahwa kami sudah menerima Surat Lamaran Saudara per tanggal ... Namun. kami sangat menyesal karena ... Kami mohon surat lamaran Anda dapat kami simpan sebagai referensi di kemudian hari. Atas perhatiannya ...

PERBANDINGAN SURAT DAN FORMULIR

Perbandingan disini adalah surat secara umum dengan formulir, seperti formulir pendaftaran

No.	Perbedaan	Surat	Formulir
1.	Cop / kepala	Ada, berupa lambang suatu lembaga disertai data lengkap seperti nama, alamat, telepon, email	Ada, berupa lambang suatu lembaga disertai namanya
2.	Judul	Biasanya tidak perlu menggunakan judul	Terdapat judul formulir dibawah nama lembaga atau instansi.  Contoh : Formulir Pendaftaran
3.	Tempat, tanggal	Tempat dan tanggal surat dibuat	Tidak ada
4.	Alamat	Alamat surat itu dituju	Tidak ada alamat karena tidak dialamatkan kepada orang tertentu
5.	Salam pembuka dan penutup	Salam pembuka untuk membuka surat seperti dengan hormat dan salam penutup untuk mengakhiri surat	Tidak ada salam pembuka dan penutup
6.	Isi	Biasanya berupa paragraf biasa atau dapat juga berisi pasal-pasal seperti dalam surat perjanjian	Biasanya bukan berupa paragraph melainkan data yang spesifik, seperti data lengkap pendaftar pada formulir pendaftaran
7.	Tanda tangan	Tanda tangan pengirim surat	Tanda tangan dari orang yang mengisi formulir.  Biasanya tanda tangan dibubuhkan diatas meterai
8.	Jabatan	Biasanya ditulis diatas tanda tangan	Tidak memerlukan jabatan, cukup dengan nama lengkap dan tanda tangan
9.	Nama	Ditulis dibawah tanda tangan	Ditulis dibawah tanda tangan
10.	Tembusan	Bisa ada tapi bisa pula tidak	Tidak ada tembusan